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Microsoft Flowを使って情報を一元管理する方法

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毎朝、会社や上司からの連絡を確認するのだけれど、Outlook・Teams・SharePoint・OneNoteと様々なところに情報が散らばっていて、面倒だなと思ってしまうことがある。OutlookやTeamsはそのまま返信したりするが、SharePointはみたら閉じるだけなので、ついつい確認を怠りがち。

そこで、Microsoft Flow(以下MS Flow)を使って、更新の情報をOutlookかTeamsに集めるようにしたら、毎朝のチェックがとても楽になった。
記事の続きを見てぜひ設定してほしい。

SharePointの更新をOutlookで確認

MS Flowのページ左側のテンプレートを選択し、その中から適切なテンプレートを選ぶ。

今回は「新しいSharePointリストアイテムが追加されたらカスタマイズされたメールを送る」を選択。

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テンプレート

テンプレートの入力欄を埋めていく。

SharePointサイトのアドレスを埋めると、SharePoint内のリストが選択できるようになる。

メールの本文はデフォルトでも良いが、「アイテムへのリンク」を設定するとSharePointにも飛べるので後々便利。

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OutlookでSharePointの更新を確認

フローが設定されているかを左側の「マイフロー」で確認できる。

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確認画面

SharePointの更新をTeamsで確認

先程はOutlookで更新を確認したが、Teamsでも確認できる。

こちらはテンプレートにはないが、先程のフローのOutlookの部分をTeamsに変更し、通知したいチャンネルを設定するだけ。

OneNoteの更新をTeamsで確認

OneNoteにページが追加されたときにTeamsに通知する。 ちなみに、OneNoteのページを編集したことは検知できないので、情報を発信するたびにページを追加してもらおう。

テンプレート「Post to Teams and send an email on page creation in OneNote」から設定。

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OneNoteをTeamsで確認

ブログの更新(RSS)をTeamsで確認

MSのアプリ間だけでなく、ブログの更新などをみるRSSリーダとしても使える。 RSSの更新をSlackでみるのと同じような使い方ができる。

テンプレート「RSSフィードが公開されたときにTeamsにメッセージを投稿する」から設定。

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RSSリーダ

おわりに

Microsoftで固めてる環境だと、MS Flowはかなり強力にアプリ間で連携できる。
MS Flowのテンプレートを眺めると、「へー、こんなことができるんだ」という機能がいくつも見つかるので、Microsoft環境の人はぜひ試してみてほしい。

ちなみにいわゆるイケイケIT企業の人から、「Microsoft 365って相当カタい企業しか使ってないと思うよ」と言われた。
その人の会社はGoogleのサービスで固めているみたい。