現代人は日々のやるべきことや、やりたいことなど、とてつもなく多いタスクを抱えている。
自分は今までタスク管理方法を確立できずにいて、いくつものタスクを忘却の彼方にしてきた。 紙とペン、Excel、タスク管理アプリ、カンバン方式といったものを試してきてはいたのだが、なかなか定着しなかった。
このようにタスク管理に苦しんできたが、 Microsoft To DoでGTDを行うという、簡単なタスク管理方法で効率よくタスクをこなせる手法にたどり着いたので紹介したい。
ToDoリストに求めること
アプリや紙などでも、自分がToDoリストに求めることは2つ。
1. 脳死でタスクをこなすことができる
2. タスクを忘れないこと
タスクを書き出したはいいが、どのタスクをやろうか、いちいち悩むことをしたくない。それをするだけで次のタスクを始めるためのエネルギーを消費して、「ちょっと横になってからやろう」となり、YouTubeをみて2時間たってしまうのだ。
また、せっかくタスクを書き出しても、どんどん下の方に行ってしまいタスクが忘れ去られて腐ってしまう。 「英語を勉強するためにこの単語帳をやらなくっちゃ！」 そう意気込んでタスクを作ったが、1日、2日とやらないと、他のタスクに埋もれて二度と日の目を見ることなくなってしまう。
GTDについて
この書籍を参考にしました。
- 作者:デビッド・アレン
- 発売日: 2015/11/26
- メディア: 単行本
あとはググるといろいろなサイトがあるので詳しい解説は省かせていただく。
- タスクを細かく書き出す
- 今日やるタスクを選ぶ
- 選んだタスクを早くできる順に並び替える
- 週1回タスクを見直す
GTDを参考に、上記を行うことにした。
そしてこれらをMicrosoft To Doで簡単に管理する。
Microso To Doの使い方
Microsoft To DoはWeb版、Windowsデスクトップ版、Android版、iOS版、iPad版とマルチプラットホームなのでありがたい。
タスクを細かく書き出す
このようにタスクをできるだけ細かく書き出す。
今日やるタスクを選ぶ
このタスク一覧から「今日の予定リスト」にタスクを移す。
スマホアプリだと右にスワイプするだけで移せて便利。
- 携帯解約メール
- 振り込み
- リスニング
- 単語帳
- ブログ記事作成
例としてこれらを「今日の予定」としました。
選んだタスクを早くできる順に並び替える
これができないアプリは結構あるので、手軽にできてありがたい。
「今日の予定リスト」で、D&Dでタスクの順番を入れ替える。
自分がタスクを実行するときに、上から順番にこなしていくだけ、のリストを作成することが大事。自分のルールをしっかりと作っておきましょう。
私のルールはこれ。
1. 時間のかからなさそうなものを上に持っていく
2. 緊急のものは上位5番目以内に置く
この並び替えをしっかりと行うことで、タスクを消化していくときに何も考えず脳死で行うことができるようになる。
ここの時の脳死というのは、いちいちどのタスクをすべきか、ということを考えないで（コンテクストスイッチを発生させない）行う事ができる状態。
タスクに取りかかるたびに雑念が思い浮かぶと、このタスクを「やる」「やらない」という判断が出てきてしまい、ごろ寝やYouTubeに走ってしまう危険がある。
次の日
上記を行った次の日、To Doリストはどうなっているだろうか。
「ブログ記事作成」以外は全てこなせていたとすると、「今日の予定」には「ブログ記事作成」のみがのこっているだろうか。
なんと「今日の予定」はすべてクリアされているのである。
これがMicrosoft To Doの素晴らしいところ。
半端に残ってしまったタスクというのは、非常に処理しづらいものなので、ついつい後回しにしてしまう可能性が高い。
Microsoft To Doでは、毎回「タスク」の一覧から「今日の予定」を選び、優先度をつける。という作業を強いられることで、今日行うべきタスクを常に新鮮にしておくことができる。
週1回タスクを見直す
これはタスクが腐ることを防止するために行う。
やらない・できないタスクは週1回程度見直して、粒度を細かくするか、思い切って削除してしまうかなどの対応を取りたい。
便利な機能
新しいリスト
「タスク」一覧が多すぎて可読性が悪くなった場合、「新しいリスト」を作成し、そこにタスクを移す事ができる。
それぞれのリストから「今日の予定」にすべきタスクを選ぶ事ができ、効率的にタスクを探すことができる。
タグ
タスクにタグを付けることができる。 「#TOEIC」などがそうだ。
タグをクリックすることで、同じタグのついたタスクを一覧で表示できる。
自分はあまり使っていないが、グループやネーミングなどではしっくりこないカテゴリー分けをしたい場合は有効だろう。
おわりに
Microsoft To Doはシンプルで必要な機能を持っている感があり非常に使い勝手がいいと感じた。
タスク管理はそれ自体が大変だし、タスクを実行していくのはもっと大変。
できるだけ負荷の軽いタスク管理方法で、タスク実行を能率的に行えるようにするのが理想。
ゆくゆくは一日の初めにタスクをきめて、それを実行するだけのマシーンになりたい。
